Checklist: ne rien oublier pour créer un évènement interne parfait

🎯 La définition de vos objectifs

Eh oui, comment pouvez vous organiser quoi que ce soit si vous n’avez aucun objectif en tête ? Vous voulez annoncer un changement avec une soirée d’entreprise ? Renforcer la cohésion de vos équipes avec un séminaire ? Ou tout simplement utiliser l’anniversaire d’un de vos employés comme prétexte pour faire la fête en la mettant sur en frais d’entreprise ? Oui, parce que même si vous voulez faire un évènement inoubliable, il vous faudra au moins un petit prétexte, qu’on ne pourra pas choisir pour vous, malheureusement. Tous les évènements d’entreprise ne demandent pas la même organisation, ni le même budget, et encore moins les mêmes invités.

📜 Ce qu’il faut prendre en compte

Créer un événement d’entreprise n’est pas de tout repos, il y a beaucoup de chose qu’il faut prendre en compte avant de lancer la véritable organisation. Le budget, par exemple, est un facteur indéniablement important dans les préparatifs de cette soirée d’entreprise ou de ce séminaire. Si vous ne définissez pas votre budget, vous allez le faire exploser, et même si ce sera le meilleur évènement d’entreprise jamais vu sur Terre, pas sûr que votre entreprise, elle, tienne le coup. Alors même si vous voulez être inscrits dans les records de meilleures soirées d’entreprise du siècle, regardez d’abord combien vous pouvez mettre, parce que tout peut changer dès que vous avez un budget un peu plus restreint.

La date, quant à elle, doit être bien choisie, vous n’aimeriez pas vous retrouver seul à une soirée d’entreprise tout de même. Et pire encore, il ne faudrait pas qu’un autre évènement soit en cours en même temps que le votre ! Il vous faudra bien vérifier que rien ne puisse interférer ce moment qui sera le vôtre.

Dès que cette date est choisie, vous pourrez entreprendre de faire une liste de lieux qui conviendraient à cet évènement. Essayez de prendre en compte les personnes que vous allez inviter (ou pas). Qu’il soit conventionnel ou original, il faut que le lieu soit assez grand, mais pas trop non plus, pour accueillir vos invités. Pensez aussi à une place pour le traiteur et son magnifique buffet, il ne faudrait pas que vous ayez faim parce que vous avez oubliez de le prendre en compte. Évidemment, si vous pouvez éviter de choisir un lieu trop loin, ça serait une bonne idée, pour ne pas repousser les personnes à venir.

Une fois le lieu décidé, il faudra choisir qui vous voulez inviter. S’il s’agit d’un séminaire, évidemment vous ne pourrez pas vraiment choisir, toute votre équipe se doit d’être présente. Mais pour un anniversaire, vous pouvez (choisir de ne pas inviter 😋) oublier d’inviter quelques personnes, sans faire exprès évidemment. Il vous faudra aussi rédiger un mail d'invitation et tenir une liste des présents et absents.

Pour info, si vous ne savez pas comment tourner votre mail d’invitation, vos relances, et gérer votre liste d'invité, notre outils de gestion d'événements Happy Intranet s’en occupe pour vous, avec des textes pré-rédigés personnalisés envoyés automatiquement, et une tenue clair de la liste des invités, participants, et non participants. Les invités pourront vous répondre positivement (ou pas, on ne sait jamais) via une interface clair et relayant toutes les informations de l'événement, pourque vous ayez tout au même endroit, sur la même plateforme, et non sur plusieurs. Ça vous évitera de perdre la tête et vous fera gagner un temps précieux.

Choisissez un thème pour votre soirée d’entreprise ! Que ça soit le casino, une soirée spéciale vintage, mettez un dress code en place qui sort de l'ordinaire, cela amusera vos invités et détendra vos employés. Sans qu’ils s’en rendent compte, l'esprit de cohésion sera renforcer. Vous verrez que rien que de parler fait d’avoir partager cette soirée et ce dress code, unira énormément le groupe. N’hésitez pas à prévenir votre traiteur, ça serait un peu dommage qu’il ramène de la nourriture française alors que vous avez un thème sur le Mexique !

Et évidement, n'oubliez surtout pas de contacter tous les prestataires dont vous aurez besoin, comme le traiteur ou le DJ. Cet évènement d’entreprise, vous voulez en profiter, alors il faut tout organiser en amont, et ne rien oublier, sinon vous serez bons pour préparer à manger à tous vos invités.

👌 Vous y êtes presque

La théorie, c’est fini, ou presque, il faut passer à la pratique. Il manque quelques éléments avant que vous puissiez pleinement profiter de votre évènement d’entreprise. Comme les animations par exemple. Parce que oui, papoter c’est super, on aime presque tous ça, mais si vous voulez qu’on se souvienne de cette soirée d’entreprise, il faut amuser vos invités. Simulateurs, réalité virtuelle, Photo Booth,… Tout est bon pour divertir les personnes présentes à cette soirée !

N’oubliez surtout pas de rappeler à vos invités de venir (J-3, J-1, H-1).

Pour info, là encore, l'outil de gestion d'événement d'Happy Intranet est là pour vous. Notre outil rappellera automatiquement l’évènement d’entreprise à vos employés. Ils auront même la possibilité d’ajouter la date à leur agenda connecté. Vous pourrez noter tous les détails sur l’interface pour être sûr que vos invités aient toutes les informations: lieu, date, dress code, animations,… Comment pourraient ils avoir un quelconque trou de mémoire avec tous vos efforts déployés ? C’est impossible, ils attendront cet évènement avec impatience.

😎 Le tour est joué

Maintenant que tout est terminé, vous pouvez faire la fête et profiter de cet évènement d’entreprise à cœur joie ! Nous espérons que cette check-list vous aura aidé à ne rien oublier, et que votre événements sera un grand succès.