Le secret des startups qui cartonne pour bien travailler (ensemble) à distance

💎 Définition de l'intranet

En premier temps, vous devez prendre connaissance de ce qu’est un intranet, sinon vous serez vite perdus, et ce n’est pas ce qu’on veut. On peut considérer l’intranet pour entreprise comme un site Internet privé. Celui-ci n’est accessible que par les employés de votre entreprise, que cela soit par le biais d’une connexion Internet par des identifiants, ou dans les locaux de votre entreprise. Donc, à moins que vous donniez des codes d’accès à la Terre entière, vos travaux et projet restent privés au sein de votre entreprise. L'objectif premier de l’intranet est de stocker et partager efficacement des informations.

🐣 L’intranet d’entreprise version BETA (Classique)

À l'origine et a minima, l’intranet d’entreprise a été créé afin de vous permettre de stocker tous vos documents. De les organiser un minimum, ou de les mettre en vrac. Cette plate-forme tentait de stocker vos fichiers au mieux pour que chacun puisse y accéder.

Il y a encore une vingtaine d'années, le simple fait d'avoir un endroit accessible par tous pour pouvoir stocker et télécharger tous type de documents (Word, PDF, vidéo, Excel) suffisait à améliorer la productivité des salariés et était donc à l'époque un pilier indispensable et, une vraie révolution.

Pour rappel, il y a 20 ans, il n'y avait pas d 'iPhone, pas de 3G, pas de Facebook, de Youtube, de Twitter ou de Airbnb.

L'intranet possédait donc très peu de fonctionnalité et a gardé une image "has been" car peu d'acteurs ont eu vocation à le faire réellement évoluer.

Il n'est donc pas rare de voir aujourd'hui dans de multiples entreprises des plateformes intranet "homemade" au graphisme très ancien et très peu utilisé car jugé d'une autre époque. Par conséquent, un fossé subtil mais gigantesque s'est formé, d'année en année, entre l'outil, les nouvelles contraintes technologiques, et les attentes des salariés.

C'est une spirale infernale, il est donc très courant, en 2022, de voir des milliers d'entreprises désorganisées, avec beaucoup d'incompréhension interne, de turn-over et qui préfèrent investir dans des outils court terme de croissance ou de prospection plutôt que de consolider leurs fondations, leur historique, le facteur humain et leur culture.

🚀 L’intranet d’entreprise version ALPHA (Le secret des startups qui cartonne)

Aujourd'hui, à l'époque des NFT, de la blockchain, des robots, des intelligences artificielles, de Metavers, Tesla, et des cryptomonnaies, notre monde technologique évolue, et vos outils de travail doivent aussi évoluer pour rester attractif et dans l'ère du temps. Pas de panique, pas besoin d'investir des millions d'euros pour y arriver. Il vous faudra simplement comprendre les difficultés de vos salariés ou collaborateurs au quotidien, pour leur apporter les bonnes informations et les bons outils afin d'annihiler leurs frustrations, diminuer leur stress, les sécuriser et améliorer leur productivité.

Alors comment faire me diriez-vous ? Quels éléments, en plus du stockage, disposent les startups qui cartonne ? Voici quelques éléments de réponses :

1. Facilitez les échanges et la connaissance de l'autre

Commencez par créer un trombinoscope accessible à tous, cela permettra à chacun de savoir quel métier fait l'autre, de l'identifier, d'avoir un avant gout de sa personnalité, de pouvoir connaitre ses coordonnés sans devoir faire une recherche complexe. L'annuaire d'entreprise est un bon début pour que chacun est rapidement une une vue globale, trouve et prenne sa place dans une structure commune.

Pour aller plus loin, concevez un système simple et efficace afin de provoquer la création d'évènement interne réussi (soirée d’entreprise, anniversaire, séminaire, team building, convention, inauguration). Cela favorisera le partage des connaissances, l’entraide entre les salariés, créera un lien émotionnel solide et cultivera la fierté de l'entreprise.

Pour finir, mettez en place un calendrier de présence accessible à tous. Qui est où, qui fait quoi ? Au bureau, chez un client, en télétravail, en congé ? Vous verrez que vos collaborateurs seront ravis de comprendre ce que font leurs collègues, et avoir une vision claire sur les disponibilités et rythme de chacun pour pouvoir toujours s'organiser en pleine autonomie. Un des secrets d’un groupe efficace et épanoui réside dans son système lui permettant d'organiser son temps collectivement.

2. Évacuez la charge mentale et sécurisez vos outils

La politique de sécurité des outils utilisés en entreprise est souvent un vrai casse-tête pour tout le monde. Se souvenir des mots de passe, les partager (par mail ? par chat ?), penser à la changer quand quelqu'un quitte la société (mais à quels mots de passe il/elle avait accès ?)… ça y est vous saisissez ?

Pour évacuer une partie de cette charge mentale qui pèse sur vous, vos collaborateurs et/ou salariés, il vous faut mettre en place une stratégie commune et connue de tous concernant la sécurité de vos données. Les fichiers Excel ou feuilles volantes recensant les mots de passe par service ne sont évidemment pas de bonnes stratégies. Ils vous faudra mettre en place un outil de gestion de mots de passe pour que chacun est son coffre-fort, personnalisé à ses besoins.

3. Apportez des avantages physiques et mentaux

Gardez vos talents ! Le recrutement, trouver la bonne personne au bon poste, c'est surement la chose la plus difficile en entreprise. Alors pourquoi, une fois trouvé, vous les perdez après 6 mois, 1 ou 2 ans ? Car vos salariés ou collaborateurs n'y trouvent pas entièrement leur compte, alors ils vont voir ailleurs.

La recette pour garder vos talents est pourtant très simple : un salaire très légèrement au-dessus de la moyenne pour leur poste + un confort de travail + de la reconnaissance. Là encore, un intranet adapté peut vous aider, même si vous êtes une petite entreprise vous pouvez posséder un CE externalisé pas cher ! C'est une autre manière d'augmenter le pouvoir d'achat de vos collaborateurs, un vrai avantage sur une grande partie de vos concurrents.

Vous pouvez aussi leur apporter de l'information positive de manière régulière, sur différents sujets (développement personnel, marketing, nutrition, sommeil…). L'important est de leur donner de l'information avec de la valeur ajoutée, qui les fasse évoluer positivement de semaine en semaine. Démarquez-vous avec des petites attentions régulières et non intéressées. Croyez-nous, après ça, ce seront vos collaborateurs qui feront de la pub pour votre entreprise, vous ne chercherez plus de nouveaux talents, ils viendront à vous.

Le mot de la fin ❤

L’intranet d’entreprise ne peut pas être un outil à part. S’il ne s’intègre pas pleinement à votre entreprise, il ne servira à rien. Sauf qu’un outil qui ne sert pas n’est pas un outil, c’est juste une dépense inutile qu’il faut rajouter dans votre budget. Est-ce que vous voulez juste avoir des sous à balancer par les fenêtres ? Bien sûr que non. C’est pour ça qu’il faut que votre intranet soit personnalisable, qu'il s'adapte à votre culture d'entreprise, vos métiers, pour créer la meilleure plateforme pour vous, ainsi que pour vos salariés. Plus il sera simple d’utilisation et cohérent, plus vos employés seront heureux de l'utiliser. (CQFD heureux de travailler)

Vous l'aurez compris, il faut faudra donc un intranet nouvel génération pour pouvoir le personnaliser à votre image, à vos objectifs et bien travailler ensemble, à distance ou non. Coïncidence ?😇 Chez Happy intranet, c'est notre cœur de métier, et nous l'exerçons avec passion. N'hésitez pas à passer le cap, et essayer notre solution, résultats garantis.